"נהלים חייבים להיות נגישים לעובדים, ברמת הנגישות הפיזית וברמת הניסוח הפשוט והבהיר כאחד", כך אמרה ד"ר מוריה לוי, מומחית בניהול ידע, ב. . .

כינוס מועדון ניהול הידע הישראלי (KMI) שנערך בנושא. לדבריה, "הנהלים הם חלק מפתרונות ניהול הידע בארגון וביטוי לשיטות העבודה שנרכשו בו. הבעיה בארגונים היא שלא מתייחסים לנהלים כאל שכבה חיונית של הידע הארגוני".

"ברוב המקרים קשה למצוא את הנהלים, וגם כשכבר מוצאים אותם, הם כתובים בשפה משפטית קשה להבנה, בלי מחשבה על הקורא", אמרה. "כדי לפתור זאת יש לנקוט שלושה צעדים: ראשית, לאפשר הנגשה חיצונית, כלומר - לאפשר לעובד להגיע לנוהל במהירות ובקלות. שנית, לאפשר לעובד להתמצא בנוהל בקלות. ארגונים היו יכולים לחסוך כסף רב אם העובדים היו יכולים להבין בקלות את הנוהל. הנקודה השלישית היא עריכת התכנים תוך הקפדה על כתיבה נכונה, בלי מילים בנות שתי משמעויות ובלי מושגים שרק משפטנים מבינים. גם אם הרגולציה דורשת שפה משפטית, יש להוסיף פירוש ודוגמאות".

לדברי ד"ר לוי, "בעמוד הראשון יש להציב מפת נוהל ותרשים התמצאות. בפתיחת המסמך יש לנסח את מטרות הנוהל בשתי שורות וחצי בלבד. אף מילה מעבר לכך. חשוב שהקורא ידע במהירות ובקלות האם הגיע למקום הנכון. על שאר המסמך להיות בנוי ממקטעי ידע. כלומר, יש 'לפרק' את תוכן המסמך ליחידות בסיס עם הדגשות ויזואליות. זה מקל על העובד".

בכנס הופיעה גם מנהלת מחלקת נהלים, תיאום וניהול ידע בשירותי בריאות כללית, נועה דנאי, שציינה כי "מטרת המחלקה היא לשלב את תחום הנהלים עם ניהול הידע. לפני שהתחלנו את תהליך ארגון הנהלים מחדש היה בארגון תהליך הטמעה מסורבל, היו כפילויות, חלק מהנהלים לא היו מעודכנים ורבים מהם היו ארוכים ומסורבלים. במסגרת הארגון מחדש פישטנו את התהליך".

לידיעה המלאה- כאן